Welche Unternehmensdaten dürfen wir mit KI bearbeiten?
Aufgabe, Informationen und vorgesehenes Werkzeug gemeinsam betrachten.
Es gibt keine pauschale Freigabe für alle Unternehmensdaten in jedem KI-Werkzeug. Entscheidend sind die konkrete Anwendung, die Art der Informationen und die Bedingungen ihrer Verarbeitung. Öffentlich freigegebene Leistungsangaben sind anders einzuordnen als Kunden-, Personal- oder vertrauliche Projektdaten.
Ich unterstütze Sie dabei, den geplanten Informationsfluss verständlich zu beschreiben und offene Fragen für die zuständigen Personen vorzubereiten. Die konkrete rechtliche Bewertung erfolgt durch Ihre Datenschutzverantwortlichen und bei Bedarf mit juristischer Beratung.
Die benötigten Informationen bewusst auswählen
Für einen ersten Pilot können eigens erstellte Beispieldaten oder freigegebene öffentliche Angaben ausreichen. So lässt sich der Ablauf erproben, während die Voraussetzungen für eine spätere Nutzung interner Informationen geklärt werden. Es werden nur die Angaben eingeplant, die für die Aufgabe tatsächlich benötigt werden.
Bei personenbezogenen Informationen sind unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage und die vorgesehene Verarbeitung zu prüfen. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz bietet dafür einen offiziellen Ausgangspunkt. Auch das Entfernen von Namen bedeutet nicht automatisch, dass kein Personenbezug mehr besteht.
Beispiel: Für die Vorbereitung einer Website-Beschreibung werden ausschließlich bereits veröffentlichte Leistungsangaben verwendet. Interne Kundenlisten und Projektunterlagen gehören nicht zum Testbestand. Wenn die Anwendung später andere Informationen nutzen soll, wird dieser neue Umfang gesondert geprüft.
Den vorgesehenen Datenfluss beschreiben
Eine kurze Übersicht erleichtert die Abstimmung zwischen Fachbereich, IT und Datenschutz.
Diese Punkte klären wir gemeinsam:
- Aufgabe abgrenzen: Den Zweck und das erwartete Ergebnis konkret festhalten.
- Informationen benennen: Quellen, Inhalte und tatsächlich benötigte Angaben auflisten.
- Verarbeitung beschreiben: Werkzeug, Zugang, mögliche Weitergabe und Speicherung nachvollziehbar erfassen.
- Freigabe organisieren: Offene Fragen zuständigen Personen vorlegen und den erlaubten Testumfang dokumentieren.
Häufige Fragen zum Thema
Für einen Pilot mit Unternehmensinformationen werden häufig diese Fragen gestellt.
Können wir mit öffentlichen Informationen beginnen?
Für viele vorbereitende Übungen eignen sich freigegebene Leistungsangaben oder eigens erstellte Beispiele. Ob eine konkrete Nutzung passt, wird trotzdem anhand der Aufgabe betrachtet. Der Testumfang sollte klar benennen, welche Unterlagen verwendet werden.
Reicht es, Namen aus einem Dokument zu entfernen?
Nicht automatisch. Ein Personenbezug kann auch durch andere Angaben oder ihre Kombination entstehen. Bei der Vorbereitung des Testbestands wird deshalb der gesamte Inhalt betrachtet und bei offenen Fragen die zuständige Datenschutzperson einbezogen.
Gilt die Freigabe anschließend für jedes Werkzeug?
Nein. Eine Freigabe wird auf die vorgesehene Anwendung und ihren Rahmen bezogen. Ein anderes Produkt, eine neue Einstellung oder eine zusätzliche Verbindung kann eine erneute Prüfung erforderlich machen. Der Umfang wird deshalb nachvollziehbar dokumentiert.
Interne Vertraulichkeit ebenfalls berücksichtigen
Neben personenbezogenen Informationen können auch Geschäftsgeheimnisse, Vertragsbedingungen oder andere vertrauliche Inhalte betroffen sein. Die zuständigen Personen im Unternehmen legen fest, welche Unterlagen für die geplante Anwendung verwendet werden dürfen.
Für die praktische Beratung werden nur die tatsächlich benötigten Informationen eingeplant. Ein erster Test lässt sich häufig mit vorbereiteten Beispielen beginnen, bevor weitere Daten oder Systeme hinzukommen.
Mit klaren Prioritäten starten
Im Erstgespräch betrachten wir Ihre Aufgabe und die dafür vorgesehenen Informationen. Daraus entsteht eine verständliche Beschreibung des Piloten und der Fragen, die vor einer Nutzung geklärt werden sollen.
Weiterführend: KI-Pilot planen, Mitarbeitende im Umgang mit KI schulen, Alle Leistungen und Fragen zu KI-Beratung.
KI im Unternehmen nachvollziehbar einsetzen
Sie möchten einen KI-Einstieg mit klar beschriebenen Informationen planen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch und grenzen Sie den passenden Testumfang ab.